Đối với người lãnh đạo thì thay đổi tư duy trước rồi mới đến đổi cơ chế. Nhưng với tổ chức thì phải làm ngược lại: đổi cơ chế trước để buộc mọi người hành động theo cách mới, từ đó đến hành vi được lặp lại, sau đó hành vi lặp lại trở thành thói quen, thói quen hình thành nên văn hoá, và khi sống và làm việc trong văn hoá mới đủ lâu mới làm thay đổi tư duy, niềm tin của con người và tổ chức. Nhiều tổ chức thất bại trong thay đổi vì nghĩ rằng tổ chức vận hành giống như người lãnh đạo. CEO thay đổi tư duy trước, rồi thiết kế lại hệ thống của doanh nghiệp theo tư duy mới. Chính hệ thống mới này khi được vận hành triệt để sẽ thay đổi tổ chức. Nhiều tổ chức quá chú trọng vào thay đổi tư duy mà không thiết kế lại hệ thống nên thất bại. Nếu muốn thay đổi tư duy trước thì chỉ nên tới cấp quản lý N-1.
Muốn thay đổi tư duy, văn hoá, hành vi của tổ chức thì không thể chỉ truyền thông hay đào tạo, mà chủ yếu là thông qua hành động: Thay đổi cách lãnh đạo, thay đổi cơ chế, thay đổi hành vi lặp lại. Thay đổi tư duy, văn hoá là những việc rất lớn, có thể nói là lớn nhất của một tổ chức, nhưng nó lại được quyết định bởi những việc nhỏ nhất trong tổ chức. Đây là nhận thức rất quan trọng.
5 bước thực hiện:
1- Chọn một số ít hành vi cốt lõi để thay đổi, khoảng 3-5, làm tốt rồi mới mở rộng. Không nói chung chung, như đổi mới, như lấy khách hàng làm trung tâm, mà phải chuyển thành một số ít hành vi quan sát được, thí dụ:
+ Không giao việc nếu chưa nêu kết quả cần đạt được
+ Có vấn đề thì phải kèm theo phương án, không chỉ nêu vấn đề
+ Việc liên phòng ban thì vẫn phải có 1 người chịu trách nhiệm cuối cùng
+ Họp phải kết thúc bằng 1 kết luận, có người làm, có thời hạn.
2- Lãnh đạo phải làm trước. Tổ chức châu Á không tin khẩu hiệu, mà nhìn vào hành vi của người đứng đầu. CEO nói giao quyền nhưng vẫn duyệt từng việc nhỏ thì văn hoá thật vẫn là xin-cho. CEO nói trọng kết quả nhưng vẫn hỏi bên dưới đã làm những gì thì tổ chức vẫn chạy theo đầu việc. Vì vậy, lãnh đạo phải thay đổi cách: giao việc, họp, ra quyết định, kiểm tra, khen thưởng, xử lý sai phạm.
3- Đưa hành vi mới cấy vào cơ chế vận hành. Không thay cơ chế thì tư duy cũ sẽ quay lại. Văn hoá chỉ bền khi được cấy vào, đóng vào hệ thống, vào các quy định nội bộ của tổ chức. Ví dụ, muốn chuyển từ giao việc sang giao kết quả thì:
+ Mẫu giao việc phải có kết quả, có chỉ số, thời hạn.
+ Báo cáo tuần phải báo cáo kết quả, không chỉ liệt kê hoạt động.
+ KPI phải đo đầu ra.
+ Họp rà soát phải hỏi chênh lệch giữa mục tiêu và kết quả.
+ Thưởng phải gắn với kết quả.
4- Tạo nhịp lặp lại đủ lâu. Không nên phát động rầm rộ 1-2 tháng rồi bỏ. Thói quen của tổ chức được hình thành bằng sự lặp lại có lỷ luật. Phải có nhịp cố định:
+ Hàng tuần: rà soát các cam kết.
+ Hàng tháng: xem hành vi nào đã thay đổi.
+ Hàng quý: xử lý điểm nghẽn hệ thống.
+ Công khai một số ví dụ làm tốt và chưa tốt
5- Thưởng đúng, xử lý đúng để củng cố hành vi, thay người khi cần. Tổ chức sẽ nhìn xem ai được thăng tiến, ai được thưởng và ai được bỏ qua. Nếu người đạt doanh số cao nhưng phá sự phối hợp vẫn được trọng dụng thì văn hoá “kết quả bằng mọi giá” sẽ được hình thành. Nếu người chịu trách nhiệm nhưng không bị xử lý thì thông điệp truyền đi là “cứ làm đại đi không sao đâu”.
Tóm lại, công thức là:
1- Tư duy mới được hình thành qua trải nghiệm mới.
2- Văn hoá mới được hình thành qua hành vi lặp lại.
3- Hành vi mới được duy trì nhờ cơ chế và lãnh đạo nhất quán.
Nguyễn Mạnh Hùng
Nguyên Uỷ viên Trung ương Đảng, Nguyên Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ
Chủ tịch Sáng lập Viện Lãnh đạo, Quản trị và Quản lý Việt Nam
